home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / spc_ar12 / spcar.doc < prev    next >
Text File  |  1989-04-04  |  25KB  |  682 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                               SPC - ACCOUNTS RECEIVABLE
  27.                               -------------------------
  28.                                     Version 1.2
  29.  
  30.                                          By:
  31.  
  32.                                      I. J. Smith
  33.                                   9795 Rustling Oaks
  34.                                 Baton Rouge, La. 70818
  35.  
  36.                                 ----------------------
  37.  
  38.                                    Reference Manual
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                              SPC-ACCOUNTS RECEIVABLE
  71.                                   (Version 1.2)
  72.  
  73.               This accounts receivable program offers the following
  74.          attributes:
  75.  
  76.                       Data integrity of (c)BTRIEVE
  77.                       Virtually unlimited accounts and records
  78.                       Menu driven and very easy to use
  79.                       Uses standard size paper to print statements
  80.                       Generous sized descriptions for statements
  81.  
  82.               Businesses whose statements also act as their invoices will
  83.          appreciate the generous description allowed (see example below).
  84.          Many service type businesses will really appreciate this feature.
  85.  
  86.               The program must be started with the enclosed SPCAR.BAT file
  87.          by entering SPCAR at the prompt to load BTRIEVE and the program.
  88.          NOTE: use of accellerated file handlers such as ram disks, etc. will
  89.          defeat the security features of BTRIEVE.  You should always make
  90.          backups of all your important data files on a periodic basis.  While
  91.          the BTRIEVE file handler offers exceptional data integrity, no
  92.          software can be completely safe from problems such as system or
  93.          hardware failures.
  94.  
  95.               You must have a proper CONFIG.SYS file in your root directory
  96.          to use this program.  If you have problems running the program,
  97.          please see instructions near the end of this document file.
  98.  
  99.               For those wishing to use the program for cash sales as well,
  100.          this is also provided for.  By assigning a low account number for
  101.          a cash sales account, it can be easily maintained.  When printing
  102.          statements and certain reports, the lowest account number will be
  103.          displayed as the starting number to print.  You can change this
  104.          number and thus eliminate lower numbered accounts.  You may find
  105.          this feature useful not only to keep up with sales but with sales
  106.          taxes also.
  107.  
  108.               If you like the program, send 35.00 to become a registered
  109.          owner.  You will then be sent the owner of record version.  It
  110.          has the added option of choosing a drive for your data files.  It
  111.          also provides for printing a single statement of an account as
  112.          needed.  Remember, only owners of record can be notified and sent
  113.          updates.
  114.  
  115.               Please feel free to make copies of this version for anyone
  116.          who may have use of the program.
  117.  
  118.               Your support is appreciated.
  119.  
  120.  
  121.                                   I. J. Smith
  122.                                   9795 Rustling Oaks
  123.                                   Baton Rouge, La. 70818
  124.  
  125.          =====================================================================
  126.                                       DISCLAIMER
  127.              USER ASSUMES ALL RESPONSIBILITIES IN THE USE OF THIS PROGRAM.
  128.              MAKE SURE YOU UNDERSTAND THE PROGRAM FULLY BEFORE USING IT.
  129.          =====================================================================
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.               Following are instructions by menu options.  Function key
  137.          options are displayed on the bottom of data entry screens.  Use of
  138.          the various standard keyboard keys (cursor keys, PgUp, PgDn, etc.)
  139.          are allowed in the data entry screens.  The F10 function key will
  140.          usually save the data at any time you wish and the ESC key will
  141.          cancel the data entry.  You can press the number of the menu option
  142.          or use the arrow keys for your selections.
  143.  
  144.  
  145.          MAIN MENU
  146.  
  147.               Option 1  Charges Menu
  148.  
  149.                           Brings up Charges Menu
  150.  
  151.  
  152.                      2  Payments Menu
  153.  
  154.                           Brings up Payments Menu
  155.  
  156.  
  157.                      3  Accounts Menu
  158.  
  159.                           Brings up Accounts Menu
  160.  
  161.  
  162.                      4  Period to Date Menu
  163.  
  164.                           Brings up Period to Date Menu
  165.  
  166.  
  167.                      5  Company Name
  168.  
  169.                           Use this option to enter company name, address and
  170.                         phone number.  You are also allowed one line of
  171.                         information to be placed in your statement headings
  172.                         and one line to be placed at the bottom of the
  173.                         statements.  The top line could be used for a logo
  174.                         and the bottom line for terms of payment.
  175.  
  176.                           The program will center the above lines on your
  177.                         statements.  If you wish to use pre-printed letter
  178.                         head statements, leave the second line of the
  179.                         address blank.  The program will then leave blank
  180.                         all lines above the customer names.  You may also
  181.                         want to experiment with the compressed mode of your
  182.                         printer for this option.
  183.  
  184.  
  185.                      6  EXIT
  186.  
  187.                           Closes files, removes the BTRIEVE file handler
  188.                         and exits the program.  You should always exit
  189.                         programs properly when finished with them.  The
  190.                         ESC key will also exit all menus.
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.          CHARGES MENU
  203.  
  204.               Option 1  Entries
  205.  
  206.                           Use this option to enter charges on your accounts.
  207.                         Accounts must exist or the program will not accept
  208.                         charges.  Use the Accounts Menu to establish your
  209.                         customer accounts.
  210.  
  211.                           The program will first prompt you for the account
  212.                         number.  If it exists, you will then be prompted
  213.                         for the charges to appear on the statement.  The
  214.                         data screen will display the customer name, current
  215.                         balances and the comment line of the account.
  216.  
  217.                           You can enter sales, taxes and other charges as
  218.                         needed.  Although the program will only print the
  219.                         total on the statement, it will retain these
  220.                         different charges for your uses later.  They will
  221.                         appear on various selected reports.
  222.  
  223.                           The data information line is identical to the line
  224.                         that will be printed on your statement.  You can
  225.                         enter the date, reference (invoice number, etc.)
  226.                         and description of charges.  The program will let
  227.                         you enter blanks if you so choose.  This can be very
  228.                         useful for itemized charges (see example under
  229.                         print statements).  Program will save the data when
  230.                         description is entered.  You can also use F10 to
  231.                         save the data at any time you wish.  The program
  232.                         will retain the date and description as defaults
  233.                         for the next charges, the use of the F10 function
  234.                         key can be very useful then.
  235.  
  236.                           Adjustments or credits can be entered using the
  237.                         minus sign in front of the amount to be credited.
  238.                         These credits will be retained for the current
  239.